Kõigil on vähe aega. Olenemata valdkonnast milles tegutsed, on igaühel ilmselt aeg-ajalt tunne, et liiga palju on teha ja liiga vähe on aega. Igas eluvaldkonnas on kiire-kiire ja vajalikud tegevused muudkui kuhjuvad.
Aja planeerimine on tööelus üks kõige suuremaid stressi tekitajaid. Stress annab tunda kui ülesandeid on nimekirja kogunenud liiga palju ja aega kõige ära tegemiseks lihtsalt ei jätku. Mida pingelisemana olukorda tajud, seda ärevamaks muutud. Ka kõige väiksemad asjad muutuvad häirivaks ja kõik justkui segab keskendumist.
Kuidas võtta ennast kokku ja määratleda, mis tuleb teha ära esmajärjekorras, et omada asjade üle kontrolli ja olla oma töös edukas?
Eisenhoweri kiiruse/olulisuse printsiip aitab mõelda, millised peaksid olema prioriteedid ning määratleda, millised tegevustest on päriselt olulised ja millised lõppkokkuvõttes vaid nö segajad.
Millised ülesanded on "kiireloomulised" ja millised on "olulised"?
Oma kõnes Kirikute Maailmanõukogu II assambleel 1954. aastal ütles USA endine president Dwight D. Eisenhower, tsiteerides Northwesterni ülikooli presidendi J. Roscoe Milleri sõnu: "Mul on kahte sorti probleeme: kiireloomulised ja olulised. Kiireloomulised ei ole kunagi tähtsad ja tähtsad ei ole kunagi kiireloomulised." See ongi "Eisenhoweri printsiip", mille järgi tema ise kuuldavasti enda töökoormust korraldas ja prioriteete seadis.
Ta teadis, et suurepärane ajajuhtimine eeldab, et tuleb olla nii tulemuslik kui tõhus. Teisisõnu on meil vaja tegeleda asjadega, mis on olulised, mitte ainult nendega, millega on kiire. Selle saavutamiseks ja selleks, et vähendada stressi, mis tuleneb liiga paljudest kiireloomulistest tähtaegadest, tuleb mõista järgmist jaotust:
Olulised tegevused on need, mis aitavad meil enda eesmärke saavutada, olgu need siis tööalased või isiklikud.
Kiireloomulised tegevused nõuavad kohest tähelepanu ja on enamasti seotud kellegi teise eesmärkide saavutamisega. Nendele me sageli keskendumegi ja nad nõuavad tähelepanu, kuna tegelemata jätmisele järgnevad omakorda kohe tagajärjed.
Kui me teadvustame endale, millised tegevused on olulised ja millised kiireloomulised, saame aja planeerimisel vältida keskendumist vähetähtsatele kiireloomulistele asjadele, nii et vabaneb piisavalt aega tegelemaks sellega, mis on oluline meie enda edukuse tagamiseks. Selliselt liigume pidevalt "tulekahju kustutamiselt" olukorda, kus meil on võimalik kasvatada oma äri ja edendada karjääri. Samuti ei ole tööl stressiga toimetulek enam põhiküsimuseks, kuna tööülesanded on sinu kontrolli all.
Kuidas Eisenhoweri printsiipi elus kasutada?
Esmalt pane kirja kõik tegevused ja ülesanded, millega tööl tegelema pead. Püüa panna kirja kõik, millele aega kulutama pead, ükskõik kui väheoluline see tundub. Kui oled mingil kujul töödenimekirja (to-do list) juba varem koostanud, on see samm tehtud.
Järgmiseks keskendu igale tegevusele ja liigita see ühte neljast alltoodud kategooriast:
Seejärel kasuta enda tegevuste olulisuse/ajalisse järgnevusse seadmiseks alltoodud strateegiaid.
1. Oluline ja kiireloomuline
Kiireloomulisi, samas olulisi tegevusi on kahte selgelt eristatavat tüüpi: need, mida ei olnud võimalik ette näha. Ja teised, mille oled ise viimasele minutile jätnud.
Viimase-minuti asju saad edaspidi elimineerida ette planeerimise ja viivituste vältimise abil.
Sellegipoolest ei ole võimalik kõiki teemasid ja kriise ette ennustada. Selleks puhuks on parim meetod jätta oma ajakavasse mõningane vaba aeg, et ootamatute oluliste probleemide ja tegevustega toime tulla. (Loomulikult kui tekib suurem kriis, tuleb ka teisi ülesandeid ümber planeerida.)
Kui nimekirjas on palju olulisi kiireloomulisi teemasid, püüa määratleda, milliseid neist oleksid võinud ette näha. Mõtle, kuidas saaksid sarnaseid asju edaspidi ette planeerida selliselt, et need ei muutukski kiireloomuliseks.
2. Oluline, aga pole kiireloomuline
Need on tegevused, mis aitavad saavutada enda isiklikke ja professionaalseid eesmärke ja viia lõpule tõeliselt olulisi asju.
Veendu, et selliste asjade tegemiseks on aega piisavalt. Samuti tuleb silmas pidada, et ajakavasse jääks piisavalt lisaaega, et tegeleda ettenägematute probleemidega. Nii, et olulised asjad, mis veel pole kiireloomulised, ei kannataks. Nii maksimeerid võimalust, et oled järje peal ja väldid stressi, mida tekitab tööde kuhjumine ja muutumine kiireloomulisemaks kui vaja.
3. Pole oluline, aga on kiireloomuline
Kiireloomulised mitteolulised ülesanded on need, mis takistavad sul enda eesmärkide saavutamist. Küsi endalt, kas neid on võimalik tõsta muule ajale või hoopis ära delegeerida.
Selliste tegevuste algpõhjus on tavaliselt teised inimesed. Mõnikord on kohane teistele viisakalt "ei" öelda või julgustada neid probleemi ise lahendama.
Veel üks võimalus on planeerida oma ajakavasse auke, mil oled teistele saadaval nii, et nad teavad, et neil aegadel on võimalik tulla sinuga rääkima. Hea meetod selleks on korraldada nende inimestega, kes sageli abi vajavad, regulaarseid kohtumisi/koosolekuid, et tegeleda kõigi nende teemadega korraga. Selliselt saad rohkem aega, et keskenduda enda jaoks olulistele tegevustele.
4. Pole oluline ja pole ka kiireloomuline
Need tegevused on lihtsalt segavad - kui vähegi võimalik, väldi neid.
Paljusid neist on võimalik ilmselt lihtsalt ignoreerida või tühistada. Mõned neist võivad siiki olla tegevused, mille tegemist teised sinult ootavad, isegi kui nendega tegelemine ei aita kaasa sinu enda tööeesmärkide või ülesannete saavutamisele. Jällegi, kui võimalik, keeldu neist viisakalt ning selgita, miks sul ei ole võimalik nendega tegeleda.
Kui inimesed näevad, et oled enda eesmärkides ja piiride seadmisel konkreetne, väheneb ka tõenäoliselt "mitteoluliste" tegevuste hulk, mida teised sul teha paluvad.
Võtmeteemad
Eisenhoweri kiiruse/olulisuse printsiip aitab lihtsal viisil määratleda tegevused, millele keskenduma pead ning samuti need, mida peaksid ignoreerima.
Enda aega selle meetodi järgi kasutades leiad võimaluse tegeleda tõeliselt kiireloomuliste probleemidega, samal ajal liikudes stabiilselt oluliste ja pikema-ajaliste eesmärkide poole.
Printsiibi kasutamiseks loetle üles kõik enda ülesanded ja tegevused jaotades need nelja kategooriasse:
oluline ja kiireloomuline
oluline, aga mitte kiireloomuline
mitteoluline, aga kiireloomuline
mitteoluline ja pole ka kiireloomuline
Seejärel järjesta ülesanded ja tegevused vastavalt nende olulisusele ja kiireloomulisusele.
Originaalartikkel pärineb Mind Tools veebilehelt.